Servicio de Calidad Ambiental, Seguridad Alimentaria y Nutrición (CASAN)

Tipos de Actos

Actos Institucionales Universitarios

Son servicios de restauración solicitados por el PAS, PDI, Autoridades Académicas o Consejo Social de la Universidad de Murcia así como por el Consejo de Estudiantes o equivalente, a través del Vicerrectorado competente en materia de alumnos, cuya celebración debe estar claramente motivada en relación con la actividad que lo origina, debiendo identificar la identidad de los destinatarios.

Generalmente, la naturaleza del gasto de los "Actos Institucionales" que se pueden autorizar, deben estar incluidas en una de las dos siguientes categorías:

  • Representación y Atenciones Protocolarias (destinados a un tercero o terceros externos a la institución). En este caso deberá indicar los comensales asistentes, debiendo de incluir al menos uno externo a la institución
  • Reuniones y Conferencias, siempre que el acto de restauración cuyo gasto se quiere autorizar, esté incluido en la Agenda de Trabajo del Evento o en el Programa Oficial del mismo, siendo necesaria la anexión de uno de estos documentos a la solicitud

Los Procedimientos de solicitud para este tipo de actos son:

  • Según lo establecido en la modificación de la normativa que rige la "Organización de eventos en la Universidad de Murcia que incluyan servicios de restauración" (Aprobada en Consejo de Gobierno de 6-7-2009), este tipo de solicitudes deberán realizarse a través de una herramienta informática desarrollada a tal efecto. En cumplimiento de esta obligación, se creó la aplicación "Reservas de Catering y Restauración", a la que podrá acceder directamente a través de las plataformas SUMA y CECOM.
  • Para facilitar la correcta cumplimentación de la solicitud por esta vía, se ha desarrollado un pequeño "Tutorial de uso de Reservas de Catering y Restauración"
  • Según lo establecido en Resolución del Gerente de la Universidad de Murcia sobre tramitación de gastos de atenciones protocolarias del 29/07/2014 además de la anterior opción, se habilita la posibilidad de realizar la solicitud de este tipo de gastos a través de:
    • Pedido en Justo 3 o Justo i
    • Mediante correo electrónico dirigido a gerencia@um.es, donde el responsable de la partida que va a soportar el gasto indicará en el asunto "Solicitud de gasto protocolario" e incluirá en el cuerpo del mensaje todos los datos necesarios en cuanto al motivo, asistentes, etc.
    La elección de alguno de los tipos de procedimientos habilitados por la Gerencia implica que el solicitante se hace cargo de todos las gestiones necesarias para el desarrollo de la actividad. Estas gestiones abarcan desde la reserva del espacio o del restaurante, obteniendo las pertinentes autorizaciones de los responsables del espacio universitario que desean usar, hasta la negociación del menú con el catering o restaurante de su elección, respetando las limitaciones de precio establecidas por la normativa en vigor. Si la solicitud la realiza a través de Justo, la herramienta generará un pedido, cuyo importe deberá coincidir con el obtenido al multiplicar el precio del menú elegido por el número de asistentes y solicitará las autorizaciones y validaciones establecidas. Tras esta fase, el organizador del evento deberá imprimir el documento generado en Justo (donde aparecerá el nº de pedido) y entregarlo al restaurante o catering encargado de la realización del evento, confirmando la reserva al establecimiento.

Actos Privados

Se incluyen en esta categoría eventos de carácter universitario, organizados por miembros de la comunidad pero que por su naturaleza tienen carácter privado (Graduaciones, Tesis, etc). Su coste nunca podrá ser imputado a ninguna partida del Presupuesto de la Universidad, debiendo hacerse cargo del mismo los organizadores del evento.

Las solicitudes se realizarán utilizando una de las 2 siguientes opciones:

Cuando se trate de eventos incluidos en las tres ultimas categorías, será necesario demostrar que la realización del mismo cuenta con la autorización de uso del espacio elegido, emitido por el responsable del mismo.

Las opciones disponibles para solicitar el uso del espacio son:

  • petición a través de una solicitud de reserva de espacios
  • envío de un correo electrónico dirigido al
    • responsable del espacio, siempre que conozcamos su dirección
    • espacium@um.es, cuando el espacio deseado no aparezca en la aplicación abierta al pinchar el enlace de la primera de las opciones.

Posteriormente, el usuario reenviará a casan@um.es la respuesta con la autorización obtenida a través de alguna de las tres vías anteriores, que irá acompañada de la documentación complementaria establecida en función del tipo de evento privado seleccionado.

Para más información: Normas para la realización de eventos de restauración para actos privados.

Actos de Organizaciones No Universitarias

Son eventos realizados en las instalaciones universitarias por entidades no universitarias (de índole privada, social o de carácter oficial) que se hacen cargo de su coste, cuya celebración ha sido autorizada por la Universidad.

Estas solicitudes se harán exclusivamente a través de correo electrónico (casan.eventos@um.es).

Tipos de Eventos Autorizados
  • Caterings
    Eventos dentro de la universidad realizados fuera de comedores y cafeterias, servidos por empresas autorizadas por CASAN.
    Opciones disponibles: Agua para conferenciantes, pausa para café, lunch, bocadillos y bolsas de picnic, bombomes y cava y chocolate con monas. Para más información pinche aquí.
  • Líneas de Autoservicio
    Los usuarios podrán optar por alguna de las opciones de menús ofrecidos diariamente a toda la comunidad universitaria en los distintos comedores universitarios.
    Podrá elegir entre las líneas existentes en: Comedor Centro Social, Comedor Económicas, Comedor Apartamentos Campus, Comedor Aulario La Merced y Comedor C.M. Azarbe. Para más información pinche aquí.
  • Eventos Especiales en Cafeterías Universitarias
    Son eventos que elaboran y sirven los distintos concesionarios en sus respectivas instalaciones de cafeteria.
  • Restaurantes Colaboradores
    Se han establecido menús cerrados con distintos restaurantes de la región para satisfacer la demanda de estos servicios en muchos eventos organizados por la Universidad. El listado de estos establecimientos se irá actualizando a medida que se vayan cerrando acuerdos con los mismos. Para más información pinche aquí.
  • Comedor de Eventos Especiales
    Menús sentados, elaborados por encargo y servidos exclusivamente en espacios de esta categoria: Comedor de Eventos Centro Social o Comedor de Eventos C. M. Azarbe. Para más información pinche aquí.
Consulta de menús

Es un elemento de la herramienta informática "Reservas de Catering y Restauración" accesible desde SUMA exclusivamente para usuarios que tengan cuenta de correo de la Universidad. Tras acceder, deberá marcar "Consulta de Menús".

Consulta de menús

Esta opción facilita, antes de realizar la reserva, la consulta de los menús ofrecidos por todas las entidades de restauración autorizadas para cada tipo de evento. Además permite incluir los parámetros que pueden modificar el precio final, como son tipo de organizador y número de comensales. Todo ello hace accesible la comparación entre las distintas ofertas y posibilita la participación de otras personas en la elección del menú.

Consulta de Solicitudes

Una vez identificado en el sistema para acceder a la herramienta, deberá marcar la opción "Mis solicitudes"

Consulta de menús

Donde podrá consultar el estado de sus peticiones.

Modificación de reservas

Los solicitantes de "Actos Institucionales Universitarios" podrán modificar personalmente los datos de su reserva a través de "Mis solicitudes" mientras nadie haya realizado algún tipo de validación. Una vez producido este suceso, cualquier cambio o anulación deberá realizarse a través del servicio de Calidad Ambiental, Seguridad Alimentaria y Nutrición (CASAN), que deberá verificar si el motivo esgrimido para la petición cumple los requisitos expresados en la normativa.

Los solicitantes de "Actos Privados o de Organizaciones No Universitarias" para cualquier modificación o anulación, deberán solicitarlo por escrito mediante correo electrónico dirigido a casan.eventos@um.es

Sistemas de Pago

Estará en función del tipo de acto:

Actos Institucionales Universitarios

Deberá elegir una de las opciones del concepto "Entidad Pagadora" ofrecidas por la herramienta informática "Reservas de Catering y Restauración".

De manera resumida, las opciones posibles son:

En el caso de "Pago Diferido", el responsable de la partida presupuestaria recibirá un correo indicándole que existe una petición con cargo a una partida que tiene asignada, presentándole un enlace para entrar SUMA/Extracurricular/Reservas de Catering y Restauración.

Pago diferido

Deberá pinchar en "Validar/Denegar pagos" (opción que solo tienen los responsables de las distintas partidas presupuestarias) lo que permitirá ver los datos de la solicitud recibida.

Pago diferido

El responsable:

 

Pago diferido

En cualquiera de las modalidades, tras la realización del evento la persona designada en la petición para validar la correcta ejecución del servicio, deberá firmar el Visto Bueno en la solicitud enviada por la herramienta informática a la empresa, indispensable para la correcta tramitación del gasto.

Actos Privados o de Organizaciones No Universitarias

En algunos casos, la empresa que vaya a servir el evento podrá solicitar el pago adelantado de una parte del coste total. Las opciones de pago serán:

  • Transferencia bancaria
  • En efectivo